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胡鸿志:办公室工作要“于细微处见精神”

  • 分类:金融人 金融事
  • 来源:中国金融政研会思想教育部
  • 发布时间:2017-04-06 14:00
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【概要描述】“办公室工作既是管家,又是保姆。要让其他同事没有后顾之忧,事无巨细都要处理。” 自2014年起,胡鸿志被聘为广东华兴银行办公室主任,不知不觉“已经在这个岗位上三年了”。他的体验是,办公室工作是基础设施,类似“路灯”一样的角色,看似不显眼,然而却是保证公司正常有序运转不可或缺的一环。“三年的磨练,我真切地感受到这是一个锻炼和提高综合素质的岗位,也是一个干事的岗位。”胡鸿志认为,对于这个岗位来说,并没有“做人”和”做事”的区分,“做事”就是服务于人,为客户、同事和领导提供服务,兼顾各个层面的需求,把服务对象想到的、没想到的落到细处,所以需要无比耐心、诚恳、谨慎、勤奋。因此,办公室主任做的是“润物细无声”的幕后工作——推行了安全保卫标准化管理,为金融机构的稳健运行构筑起最牢固的长城;优化和改进了行政管理和后勤服务模式,为金融机构的高效运作保驾护航;强化了银行的品牌宣传,让银行的酒香不再怕“巷子深”。

胡鸿志:办公室工作要“于细微处见精神”

【概要描述】“办公室工作既是管家,又是保姆。要让其他同事没有后顾之忧,事无巨细都要处理。” 自2014年起,胡鸿志被聘为广东华兴银行办公室主任,不知不觉“已经在这个岗位上三年了”。他的体验是,办公室工作是基础设施,类似“路灯”一样的角色,看似不显眼,然而却是保证公司正常有序运转不可或缺的一环。“三年的磨练,我真切地感受到这是一个锻炼和提高综合素质的岗位,也是一个干事的岗位。”胡鸿志认为,对于这个岗位来说,并没有“做人”和”做事”的区分,“做事”就是服务于人,为客户、同事和领导提供服务,兼顾各个层面的需求,把服务对象想到的、没想到的落到细处,所以需要无比耐心、诚恳、谨慎、勤奋。因此,办公室主任做的是“润物细无声”的幕后工作——推行了安全保卫标准化管理,为金融机构的稳健运行构筑起最牢固的长城;优化和改进了行政管理和后勤服务模式,为金融机构的高效运作保驾护航;强化了银行的品牌宣传,让银行的酒香不再怕“巷子深”。

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广东华兴银行办公室主任胡鸿志

 

  “办公室工作既是管家,又是保姆。要让其他同事没有后顾之忧,事无巨细都要处理。” 自2014年起,胡鸿志被聘为广东华兴银行办公室主任,不知不觉“已经在这个岗位上三年了”。他的体验是,办公室工作是基础设施,类似“路灯”一样的角色,看似不显眼,然而却是保证公司正常有序运转不可或缺的一环。

 

  “三年的磨练,我真切地感受到这是一个锻炼和提高综合素质的岗位,也是一个干事的岗位。”胡鸿志认为,对于这个岗位来说,并没有“做人”和”做事”的区分,“做事”就是服务于人,为客户、同事和领导提供服务,兼顾各个层面的需求,把服务对象想到的、没想到的落到细处,所以需要无比耐心、诚恳、谨慎、勤奋。

 

  因此,办公室主任做的是“润物细无声”的幕后工作——推行了安全保卫标准化管理,为金融机构的稳健运行构筑起最牢固的长城;优化和改进了行政管理和后勤服务模式,为金融机构的高效运作保驾护航;强化了银行的品牌宣传,让银行的酒香不再怕“巷子深”。

 

  “工作需要‘细’,考虑要细致,安排要细心,检查要细微,处理要细化。但只有把这种‘细’功夫做好,才能‘于细微处见精神’。”胡鸿志表示。

 

  充当守门员,不容丝毫差错

 

  2011年8月广东华兴银行依法创新设立。三年后的2014年1月,在该行大力发展业务的时候,胡鸿志就被聘任为广东华兴银行办公室主任。胡鸿志说,自己没想到“有幸成为了广东华兴银行改革发展的亲历者、见证者”。

 

  作为综合办事机构,办公室工作面宽事杂千头万绪。多种信息要在办公室汇集,各方关系要由办公室协调,工作运行要靠办公室保障。从安全保卫到办会办文、到员工就餐、清洁卫生、宣传管理,看似平常甚至琐碎,然而,却不能有一丝差错。

 

  从上岗开始,胡鸿志就清楚认识到,银行安保工作的质量和水平,不仅影响到银行的经营状况,更重要的是将影响到银行的声誉,影响到客户对银行的信赖度。

 

  即使普通人,都知道银行保卫部门的重要性。对于银行自身而言,更是清楚认知到银行保卫部门的工作,不仅关系到银行自身的安全,也关系到经济社会金融体系的稳定。

 

  “要未雨绸缪,把风险消灭在还未发生的阶段。”胡鸿志表示,广东华兴银行创新设立不久,没有经验可以借鉴,安全保卫管理的标准化、规范化管理要从零开始。

 

  甫一上任,胡鸿志为了能快速进入角色熟悉工作,利用一切可能的时间学习保安工作的各项规章制度,遇到不明白的地方就立即向老前辈请教。“这个工作比较琐碎,需要多方面的考虑,征求多方面意见。可能收集到的一条意见,正是我们遗漏的,这个工作就有意义了。”胡鸿志表示。

 

  几乎每天都是身披繁星回家,但通过做调查,他很快就熟悉了安保工作的技巧。胡鸿志觉得安保措施应该在制度上重视起来,他牵头搭建“三级管理”保卫架构,推行安全保卫标准化管理。同时利用“专兼职”相结合的管理方式,不断充实兼职安全员,延伸保卫管理触角,推动基层安保工作真正落到实处。

 

  在深入排查单位存在的不稳定环节后,胡鸿志结合单位实际情况,设计并在全分行推广了九大工作台账,基本实现安全保卫管理的标准化、规范化管理。

 

  “安保工作不是哪个人或哪个部门的任务,只有全系统每一名员工一如既往地常抓不懈,才能构建起防范安全事故的坚强堡垒。”胡鸿志表示。

 

  实现年内无安全保卫责任事故

 

  “时代变了、环境变了,安保工作不能仅靠人,要依靠科技。但科技归根到底还是人在管理,所以还需要制度来保证实施。”胡鸿志这样总结自己的经验。

 

  通过考察,胡鸿志对内部的各类风险点和薄弱环节做到心中有数,对外部治安环境形势有了敏锐的嗅觉和准确的判断。

 

  他决定强化技防管理制度建设,组织推动制订一系列的技防规章制度,对涉及技防运行管理中的安全保卫值班、外来人员准入、录像资料调阅、紧急情况处置等工作进行规范,使技防管理标准化和规范化。

 

  为了提升技防人员防控能力,他结合日常管理工作,定期组织相关人员调阅监控录像,分析值班工作中存在的瑕疵纰漏,使监控人员进一步提升了安全风险防控能力和安全风险识别能力。

 

  “经过了培训、演练,工作就有底,应急时一切有经验、有制度有章法,这样才会从容面对,安全感也会油然而生。”胡鸿志表示,为了使同事员工真正掌握防范手段,胡鸿志强化了应急预案演练,全年累计开展各类应急演练30余次。

 

  为了克服安保工作中的麻痹和侥幸心理,在摸索过程中,胡鸿志建立了安全运营检查制度,要求总行安全保卫人员每季度对全行17个网点进行现场安全检查和工作指导,督促分行每月对分行所有网点进行现场安全保卫大检查,严格支行安全员的每日履职检查。同时,建立安保考评制度,完善考评实施细则,建立奖惩制度,调动工作积极性。

 

  胡鸿志的苦心经营取得了成效,这一年,广东华兴银行实现了年内无安全保卫责任事故的目标。

 

  工作的业绩,使得他在安保工作上屡获嘉奖。——2015年个人被评为总行优秀部门总结经理。2015年荣获广东省公安厅颁发的“省级治安保卫重点单位优秀保卫干部”。

 

  他带领的团队也实现了和个人的共同成长。办公室在2014年、2015年也连续两年被评为总行先进部门, 2015年度安全保卫部荣获广东省公安厅颁发的“省级治安保卫重点单位先进保卫机构”。

 

  办文会办后勤,平常却艰辛

 

  办公室工作向来被认为是件苦差、杂差,大多数人不愿干,就是正在干的人也千方百计想要离开。

 

  在这样一个锻炼人的岗位上,胡鸿志用严谨精细的工作,赢得了银行领导和同事们的广泛好评。

 

  “办文”是办公室最基本的工作,公文是各级行开展公务活动的基本工具和重要载体。作为办公室主任,胡鸿志严把公文出口关。他定期收集整理全行公文处理方面存在的问题,建立季度公文质量通报制度,以切实提升全行公文质量,为广东华兴银行各项工作的顺利开展起到了正确的指导作用。

 

  “办会”同样是办公室工作的内容。”会议是否准备充分,反映在办公室的组织策划的能力。”胡鸿志对会务工作也有深刻的认识。他细化会务流程管理,进一步明确会务的事前准备、会务的事中控制、会务的事后跟踪等各项细节,确保会务控制无遗漏。

 

  在胡鸿志履职期间,他累计组织大型会议超过50次。

 

  广东华兴银行的办文、办会得到上级领导的夸赞,认为广东华兴银行的办文、办会在细节上的表现体现了交往的礼节和尊重。

 

  后勤工作,同样是办公室繁琐事项之一。员工的伙食问题往往让后勤工作人员抓狂。“三军未动粮草先行,是对后勤工作的最好总结,后勤保障工作的好坏关系着干部职工的正常生活。”胡鸿志表示。

 

 

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